Möte 2018-12-11

Valnämnden
15:00 - 17:00 Sammanträdesrummet Strömmen
  •   1

    Efter genomförandet av de allmänna valen till riksdag, landstings- och kommunfullmäktige den 9 september 2018 fick ordförande och vice ordförande i valdistrikt, röstmottagare i förtidsröstningslokaler samt valkansliet lämna synpunkter på valet och dess genomförande i kommunen. Detta görs dels för att förbättra rutiner inom valadministrationen och dels för att Länsstyrelsen vill ha synpunkter på förrättandet av valet för att föra dessa vidare till valmyndigheten.

    Resultatet av denna uppföljning kommer att redovisas för nämnden och synpunkterna kommer beaktas i samband med förberedelserna inför valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige.

  •   2

    Enligt reglementet för intern kontroll och riktlinjer för planerings- och uppföljningsprocess ska varje förvaltning årligen genomföra en riskanalys för att identifiera, värdera och hantera riskerna i verksamheten. En risk definieras som ”en aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål”.

    Riskerna ska värderas utifrån tre övergripande kontrollområden:
    - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
    - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten
    - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera.

    Valnämnden har i riskanalysarbetet fokuserat på tre områden där följande risker identifierats: genomföra val på ett rättssäkert och korrekt sätt, fakturahantering vid representation och efterlevnad av nya dataskyddsförordningen.

    Under 2018 har 7 fakturor bokförts på representation, av vilka tre var leverantörsfakturor och fyra var interna fakturor. De krav som ställs på leverantörsfakturor, dvs organisationsnummer, moms och skatt samt förklarande anteckning anses vara uppfyllda. Alla internfakturor hade förklarande anteckning rörande vad utbetalningen avsåg, vilket är kravet på internfakturor. Internkontrollen visar en korrekt hantering av underlag vid representation och ingen åtgärd föreslås.

    Dataskyddsförordningen började gälla i svensk rätt 25 maj 2018 och ska tillämpas på nämndens alla personuppgiftsbehandlingar. Ansvarig som inte uppfyller kraven i förordningen riskerar ekonomiska sanktioner och risk för tappat förtroende. Vid sammanträde 2018-02-12 (18/VALN 0003) utsågs Fredrik Andersson till dataskyddsombud för valnämnden. Vid samma sammanträde fick nämnden information om dess skyldigheter vid personuppgiftsbehandling. Utifrån kraven i dataskyddsförordningen har personuppgiftsbehandlingarna i nämndens två verksamhetssystem registrerats i kommunens gemensamma register för personuppgiftsbehandlingar. Dessutom har personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med aktuella personuppgiftsbiträden.

    Genom upprättande och tecknade av personuppgiftsbiträdesavtal samt analys av registerförteckningen kan visas att nämnden täcker skyldigheterna i dataskyddsförordningen. Nämnden bedömer att inga vidare åtgärder krävs i nuläget.

    Genomförandet av valet till Europaparlamentet på ett rättssäkert och korrekt sätt bedöms kräva en grundligare genomlysning och läggs därför till kommunledningsförvaltningens internkontrollplan för 2019.

  •   3
  •   4
  •   5
  • § 43

    Efter genomförandet av de allmänna valen till riksdag, landstings- och kommunfullmäktige den 9 september 2018 fick ordförande och vice ordförande i valdistrikt, röstmottagare i förtidsröstningslokaler samt valkansliet lämna synpunkter på valet och dess genomförande i kommunen. Detta görs dels för att förbättra rutiner inom valadministrationen och dels för att Länsstyrelsen vill ha synpunkter på förrättandet av valet för att föra dessa vidare till valmyndigheten.

    Resultatet av denna uppföljning kommer att redovisas för nämnden och synpunkterna kommer beaktas i samband med förberedelserna inför valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige.

  • § 44

    Enligt reglementet för intern kontroll och riktlinjer för planerings- och uppföljningsprocess ska varje förvaltning årligen genomföra en riskanalys för att identifiera, värdera och hantera riskerna i verksamheten. En risk definieras som ”en aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål”.

    Riskerna ska värderas utifrån tre övergripande kontrollområden:
    - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
    - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten
    - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera.

    Valnämnden har i riskanalysarbetet fokuserat på tre områden där följande risker identifierats: genomföra val på ett rättssäkert och korrekt sätt, fakturahantering vid representation och efterlevnad av nya dataskyddsförordningen.

    Under 2018 har 7 fakturor bokförts på representation, av vilka tre var leverantörsfakturor och fyra var interna fakturor. De krav som ställs på leverantörsfakturor, dvs organisationsnummer, moms och skatt samt förklarande anteckning anses vara uppfyllda. Alla internfakturor hade förklarande anteckning rörande vad utbetalningen avsåg, vilket är kravet på internfakturor. Internkontrollen visar en korrekt hantering av underlag vid representation och ingen åtgärd föreslås.

    Dataskyddsförordningen började gälla i svensk rätt 25 maj 2018 och ska tillämpas på nämndens alla personuppgiftsbehandlingar. Ansvarig som inte uppfyller kraven i förordningen riskerar ekonomiska sanktioner och risk för tappat förtroende. Vid sammanträde 2018-02-12 (18/VALN 0003) utsågs Fredrik Andersson till dataskyddsombud för valnämnden. Vid samma sammanträde fick nämnden information om dess skyldigheter vid personuppgiftsbehandling. Utifrån kraven i dataskyddsförordningen har personuppgiftsbehandlingarna i nämndens två verksamhetssystem registrerats i kommunens gemensamma register för personuppgiftsbehandlingar. Dessutom har personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med aktuella personuppgiftsbiträden.

    Genom upprättande och tecknade av personuppgiftsbiträdesavtal samt analys av registerförteckningen kan visas att nämnden täcker skyldigheterna i dataskyddsförordningen. Nämnden bedömer att inga vidare åtgärder krävs i nuläget.

    Genomförandet av valet till Europaparlamentet på ett rättssäkert och korrekt sätt bedöms kräva en grundligare genomlysning och läggs därför till kommunledningsförvaltningens internkontrollplan för 2019.

  • § 45
  • § 46
  • § 47
Vi använder cookies på denna webbplats för att förbättra din användarupplevelse.