Möte 2018-10-16

Valnämnden
15:00 - 16:00 Sammanträdesrummet Strömmen
  • § 37

    Förslag på sammanträdestider för valnämnden 2019 är 14 januari, 18 mars, 15 april, 29 maj (valnämndens preliminära rösträkning),17 september, 15 oktober och 10 december.

  • § 38

    Enligt riktlinjerna för uppföljningsprocessen ska styrelsen och kommunfullmäktige tre gånger per år få en skriftlig uppföljningsrapport per april, augusti och december. Uppföljningen fokuserar i första hand på ekonomiska eller verksamhetsmässiga avvikelser. Åtgärder för att komma tillrätta med eventuella befarade negativa avvikelser ska beskrivas särskilt i en åtgärdsplan.

  • § 39

    Nämnderna och styrelsen är enligt kommunallagen ansvariga för att den interna kontrollen inom det egna ansvarsområdet är tillräcklig. Kommunen har tagit fram ett nytt reglemente för internkontroll som gäller från och med 2017. Utfallet av genomförda kontroller i enlighet med internkontrollplanen ska rapporteras till nämnd/ styrelse två gånger per år. Valnämndens kansli har i enlighet med bestämmelserna i internkontrollreglementet 16/KS 0251 § 178, genomfört kontroll av följande punkter:

    1. Underlag vid representation
    2. Efterlevnad av lagar, dataskyddsförordningen
    3. Valöverklaganden

    En uppföljning av internkontrollen har gjorts efter valförrättandet eftersom valnämnden har begränsad verksamhet under övrig tid och redovisas för nämnden under oktobersammanträdet.

    Under 2018 har 7 fakturor bokförts på representation, av vilka tre var leverantörsfakturor och fyra var interna fakturor. De krav som ställs på leverantörsfakturor, dvs organisationsnummer, moms och skatt samt förklarande anteckning anses vara uppfyllda. Alla internfakturor hade förklarande anteckning rörande vad utbetalningen avsåg, vilket är kravet på internfakturor. Internkontrollen visar en korrekt hantering av underlag vid representation och ingen åtgärd föreslås.

    Dataskyddsförordningen började gälla i svensk rätt 25 maj 2018 och ska tillämpas på nämndens alla personuppgiftsbehandlingar. Ansvarig som inte uppfyller kraven i förordningen riskerar ekonomiska sanktioner och risk för tappat förtroende. Vid sammanträde 2018-02-12 (18/VALN 0003) utsågs Fredrik Andersson till dataskyddsombud för valnämnden. Vid samma sammanträde fick nämnden information om dess skyldigheter vid personuppgiftsbehandling. Utifrån kraven i dataskyddsförordningen har personuppgiftsbehandlingarna i nämndens två verksamhetssystem registrerats i kommunens gemensamma register för personuppgiftsbehandlingar. Dessutom har personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med aktuella personuppgiftsbiträden. Genom upprättande och tecknade av personuppgiftsbiträdesavtal samt analys av registerförteckningen kan visas att nämnden täcker skyldigheterna i dataskyddsförordningen. Nämnden bedömer att inga vidare åtgärder krävs i nuläget.

    Inga valöverklaganden har inkommit rörande Motala kommuns valarbete.

  • § 40
  • § 41

    Det antecknas att:

    • Ingegärd Karlsson den 26 september 2018 har varit på Ledningsdialog.

  • § 42
Vi använder cookies på denna webbplats för att förbättra din användarupplevelse.